Actualizarea codurilor CAEN la Rev. 3 pare, la prima vedere, o operațiune tehnică: se depune cererea la Registrul Comerțului, se face conversia și se emite noul certificat.

Simplu nu înseamnă întotdeauna corect.

Actualizarea codurilor CAEN la Rev. 3 pare, la prima vedere, o operațiune tehnică: se depune cererea la Registrul Comerțului, se face conversia și se emite noul certificat.

Termenul stabilit pentru actualizarea obiectului de activitate este 25 septembrie 2026.

ONRC a anunțat expres la 26 august 2026 că 25 septembrie 2026 nu este termen de decădere, ci momentul de la care, în raporturile cu autoritățile și instituțiile administrației publice, versiunea relevantă este CAEN Rev. 3
În practică, însă, o conversie automată nu înseamnă neapărat că obiectul de activitate rezultat este și cel potrivit pentru societate.
Nu toate codurile CAEN Rev. 2 au un corespondent unic în CAEN Rev. 3.
În unele situații, mai multe coduri vechi sunt reunite într-un singur cod nou («agregare»), iar în altele un singur cod vechi este împărțit în mai multe coduri noi («detaliere»)

Chiar ONRC precizează că, atunci când actualizarea presupune detalierea sau agregarea claselor CAEN poate fi necesară și înregistrarea unei modificări a obiectului de activitate.
Aici apare primul motiv pentru care conversia nu ar trebui făcută pur mecanic.

Dacă un cod CAEN Rev. 2 se desface în mai multe coduri CAEN Rev. 3, trebuie verificat care dintre noile activități corespund în realitate activității societății. Preluarea tuturor variantelor rezultate din tabelul de corespondență poate conduce la înscrierea unor activități pe care societatea nu le desfășoară, nu intenționează să le desfășoare sau pentru care există condiții speciale de autorizare.

Actualizarea CAEN ar trebui să înceapă cu întrebarea „ce activități desfășoară și dorește efectiv societatea?”, nu cu întrebarea „ce cod îmi dă automat tabelul de conversie?”.

Procedura simplificată instituită de ONRC are un avantaj evident: atunci când se solicită numai actualizarea obiectului de activitate la CAEN Rev. 3, societatea nu este obligată să depună un nou act constitutiv.
Din punct de vedere practic apare însă o situație care merită discutată.
În dosarul societății poate rămâne actul constitutiv redactat potrivit CAEN Rev. 2, în timp ce informațiile actuale din Registrul Comerțului vor cuprinde obiectul de activitate în CAEN Rev. 3.
Actul constitutiv depus anterior nu devine nevalabil din acest motiv. Totuși, pentru cel care analizează ulterior documentele societății, concordanța dintre actul constitutiv, certificatul de înregistrare și situația actuală a obiectului de activitate nu mai este evidentă.

De aceea, actualizarea CAEN este un moment potrivit pentru a verifica întregul obiect de activitate și, dacă este cazul, pentru a pune în ordine și documentele societății.

Un alt aspect care se vede mai ales în practică este cel al declarațiilor privind autorizarea activităților.
Simpla actualizare la CAEN Rev. 3 nu presupune depunerea automată a unei noi declarații-tip privind condițiile de funcționare. În consecință, nu trebuie presupus că vechile coduri existente în documentele privind activitățile autorizate sunt pur și simplu „rescrise” automat în noua clasificare.

Legea nr. 265/2022 pornește de la o regulă importantă: prin declarația-tip, profesionistul își asumă răspunderea cu privire la legalitatea desfășurării tuturor activităților declarate în obiectul de activitate, la sediul social, la sediile secundare sau la terți.
Dacă se modifică obiectul de activitate sau activitățile autorizate, legea prevede depunerea unei noi declarații care să reflecte situația curentă.

Cu alte cuvinte, nu este suficient să vedem ce coduri CAEN apar în obiectul de activitate. Trebuie verificat și ce activități sunt autorizate, unde sunt autorizate și dacă această situație corespunde activității reale a societății.
Actualizarea CAEN poate fi, în unele cazuri, o simplă formalitate. În altele, însă, ea presupune o alegere.

Trebuie verificată corespondența dintre CAEN Rev. 2 și CAEN Rev. 3, trebuie văzut dacă un cod s-a împărțit în mai multe activități, dacă toate acestea sunt necesare societății, dacă obiectul de activitate mai corespunde activității reale și dacă declarațiile privind autorizarea funcționării reflectă situația actuală.

În plus, după actualizare, Registrul Comerțului emite un nou certificat de înregistrare, care va indica activitatea principală potrivit CAEN Rev. 3.

De aceea, înainte de depunerea unei cereri de actualizare, merită făcută o verificare a societății ca întreg: act constitutiv – obiect de activitate – cod CAEN principal – activități secundare – activități autorizate la sediul social, la punctele de lucru și la terți.

Multe societăți au acumulat, de-a lungul anilor, zeci de coduri CAEN pe care nu le-au folosit niciodată. Unele provin din vechi modificări ale actului constitutiv, altele au fost adăugate „să fie”, pentru eventualitatea în care ar fi fost necesare cândva.
Actualizarea CAEN Rev. 3 este un bun moment pentru a decide ce activități mai au realmente legătură cu societatea și care dintre ele merită păstrate.
Conversia unui cod este o operațiune tehnică. Alegerea obiectului de activitate este o decizie juridică și economică. Iar cele două nu ar trebui confundate.

Să luăm un exemplu simplu.

Societatea solicită un credit. Banca solicită actul constitutiv, certificatul de înregistrare și informațiile la zi de la Registrul Comerțului.

Abia atunci se constată că actul constitutiv depus în dosarul societății este redactat în CAEN Rev. 2, certificatul este cel vechi, având un alt număr de înregistrare în Registrul Comerțului, iar obiectul de activitate din registru a fost între timp convertit la CAEN Rev. 3 sau că, prin conversie, un cod vechi s-a împărțit în mai multe coduri noi, dintre care unele nu au nicio legătură cu activitatea efectivă a societății.

Dintr-o formalitate care putea fi verificată din timp apare o nouă operațiune la Registrul Comerțului, eventual cu acte modificatoare și declarații actualizate.

Iar când banca așteaptă documentele pentru aprobarea unui credit, câteva zile în plus nu mai sunt deloc o chestiune teoretică.

De aceea, actualizarea CAEN Rev. 3 nu ar trebui făcută doar pentru a bifa o obligație, ci pentru ca, la final, documentele societății să spună aceeași poveste.

Uneori este mai simplu ca situația să fie verificată corect înainte de actualizare decât să fie reparată la Registrul Comerțului după.